23:55 ICT Thứ năm, 14/12/2017

Menu

TRA CỨU HỒ SƠ ĐI B
Bộ Nội vụ
Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước
Tinh ủy Quảng Trị
Trang thông tin điện tử tỉnh Quảng Trị
Công báo tỉnh Quảng Trị
Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị

Thống kê truy cập

Đang truy cậpĐang truy cập : 3

Hôm nayHôm nay : 370

Tháng hiện tạiTháng hiện tại : 3772

Tổng lượt truy cậpTổng lượt truy cập : 206850

Trang nhất » TIN TỨC TỔNG HỢP » Tin tức sự kiện

Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh

Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trên địa bàn tỉnh Quảng Trị năm 2017

Thứ tư - 06/09/2017 16:05
      Thực hiện Kế hoạch số 460/KH-UBND ngày 16/02/2017 của UBND tỉnh Quảng Trị về công tác văn thư, lưu trữ năm 2017, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Trị đã ban hành Kế hoạch số 55/KH-CCVTLT ngày 31/5/2017 kiểm tra định kỳ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 và Quyết định số 65/QĐ-CCVTLT ngày 26/6/2017 về việc thành lập Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.
      Từ ngày 05/7/2017 đến ngày 28/7/2017, Đoàn kiểm tra Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Trị đã tiến hành kiểm tra thực tế tại 15 cơ quan, gồm: UBND Phường 5 thành phố Đông Hà, Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Đông Hà, Viện kiểm sát nhân dân huyện Hải Lăng, Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hải Lăng, Phòng Kinh tế thị xã Quảng Trị, Viện kiểm sát nhân dân thị xã Quảng Trị, Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Hướng Hóa, Phòng Kinh tế - Hạ tầng huyện Triệu Phong, Bảo hiểm Xã hội huyện Triệu Phong, Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Vĩnh Linh, Phòng Kinh tế - Hạ tầng huyện Vĩnh Linh, Viện kiểm sát nhân dân huyện Đakrông, UBND thị trấn Krông Klang huyện Đakrông, Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Gio Linh, UBND thị trấn Gio Linh huyện Gio Linh.

Hình ảnh Đoàn kiểm tra làm việc với Viện kiểm sát nhân dân huyện Hải Lăng
      Các cơ quan được kiểm tra đã có sự chuẩn bị tốt về nội dung báo cáo, cung cấp thông tin, tài liệu kịp thời, đầy đủ; bố trí địa điểm, thời gian, thành phần tham gia làm việc với Đoàn kiểm tra đúng với yêu cầu, hầu hết các cơ quan phân công đại diện lãnh đạo là người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan dự làm việc và tham gia nhiều ý kiến thiết thực nên chất lượng công tác kiểm tra đạt kết quả tốt. Đoàn kiểm tra đánh giá cao công tác chuẩn bị của các cơ quan được kiểm tra.
      Tại các cơ quan được kiểm tra đã bố trí công chức, viên chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ, có trình độ, nhiệt tình, có trách nhiệm luôn tự giác học tập nâng cao trình độ; các cơ quan đã quan tâm cử cán bộ công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và của Ngành tổ chức.

Hình ảnh Đoàn kiểm tra làm việc với Phòng Kinh tế thị xã Quảng Trị
      Công tác quán triệt, triển khai phổ biến các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ được các cơ quan thực hiện chủ yếu thông qua các hội nghị, họp giao ban, họp cơ quan, đăng tải trên trang thông tin điện tử nội bộ hoặc chuyển qua mạng, sao gửi đến các bộ phận chuyên môn và cán bộ, công chức, viên chức.
Tham mưu ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ có 06/15 cơ quan đã ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; 01/15 cơ quan đã ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan; 03/15 cơ quan áp dụng Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu theo hướng dẫn của ngành.
      Về thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư các cơ quan thực hiện quy trình nghiệp vụ cơ bản đúng theo quy định; công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được lãnh đạo một số cơ quan quan tâm; quản lý, sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành,..

Hình ảnh Đoàn kiểm tra làm việc với Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Đông Hà
      Về thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Lãnh đạo một số cơ quan đã có sự chỉ đạo đơn vị, cá nhân thu thập hồ sơ, tài liệu và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; tổ chức chỉnh lý sơ bộ, tình trạng tài liệu lộn xộn, bó gói dần được khắc phục; một số cơ quan đã quan tâm đầu tư kinh phí, bố trí diện tích làm kho lưu trữ từ 20m2 -150m2 và mua sắm các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu, có 03/15 cơ quan được Ngành cấp giá compac để bảo quản tài liệu,..
      Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ có 07/15 cơ quan sử dụng phần mềm dùng chung quản lý văn bản và hồ sơ công việc của UBND tỉnh Quảng Trị để đăng ký quản lý văn bản; có 03/15 cơ quan sử dụng phần mềm của ngành để quản lý văn bản,..

Hình ảnh Đoàn kiểm tra thực tế tại Viện kiểm sát nhân dân huyện Đakrông
      Tuy nhiên, trong quản lý và thực hiện nghiệp vụ chuyên môn còn một số hạn chế: Hầu hết các cơ quan bố trí công chức, viên chức chuyên ngành khác kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ chỉ được tập huấn, bồi dưỡng các lớp ngắn hạn; một số cơ quan quán triệt, triển khai thực hiện các văn bản pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ còn chung chung, hình thức, chưa bám sát yêu cầu, việc triển khai còn chậm; nhiều cơ quan chưa cập nhật được văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ; việc sửa đổi, bổ sung, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định mới của pháp luật ở một số cơ quan còn hạn chế, có cơ quan đang chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo các quy định đã hết hiệu lực; 09/15 cơ quan chưa ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; soạn thảo và ban hành văn bản phần lớn các cơ quan vẫn còn sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; các cơ quan chưa thực hiện việc khóa sổ quản lý văn bản đến, văn bản đi khi hết năm; khi chuyển giao văn bản đến, văn bản đi chưa thực hiện ký nhận đầy đủ; trong 01 sổ đăng ký văn bản đến và văn bản đi ghi quá nhiều màu mực; chưa lập đủ các sổ đăng ký văn bản; 08/15 cơ quan quản lý văn bản đến (bản chính) lưu tại văn thư hoặc Lãnh đạo không chuyển đến cho công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ được giao để lập hồ sơ công việc; một số cơ quan chưa đóng dấu pháp nhân vào văn bản bản đi gốc của tập lưu khi đã có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền hoặc lưu bản chính tại văn thư mà không phải lưu bản gốc; tập lưu văn bản đi của cơ quan còn lưu lẫn lỗn với văn bản đến hoặc văn bản dự thảo; tập lưu văn bản đi quá dày; đục lỗ văn bản đi để lưu. 

Hình ảnh Đoàn kiểm tra thực tế tại Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Hướng Hóa
      Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa được thực hiện theo quy định chỉ được sắp xếp sơ bộ và cho vào bìa, cặp 3 dây hoặc đục lỗ lưu trong cặp có kẹp sắt, không có mục lục văn bản và chứng từ kết thúc,… nên rất khó tìm, khó lấy. Có 05/15 cơ quan không có con dấu đến. Một số cơ quan chưa thực hiện triệt để công tác thu thập tài liệu, tài liệu còn phân tán đang lưu giữ tại các phòng, ban chuyên môn của đơn vị, tình trạng tài liệu còn bó gói, chưa được chỉnh lý; nhiều cơ quan thực hiện công tác khai thác, sử dụng tài liệu còn thô sơ, không có Mục lục hồ sơ, Nội quy khai thác sử dụng tài liệu, Sổ đăng ký theo dõi khai thác sử dụng tài liệu … Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan chưa đồng bộ, cơ sở vật chất còn thiếu, hầu hết các cơ quan được kiểm tra chủ yếu sử dụng ở mức độ quản lý văn bản đến, văn bản đi. Chế độ báo cáo thống kê, định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ có nội dung và chất lượng báo cáo chưa phản ánh đầy đủ các yêu cầu thông tin và còn nhiều sai sót.

Hình ảnh một số cơ quan bảo quan hồ sơ, tài liệu còn bó gói, chưa được chỉnh lý
      Qua kiểm tra thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương năm 2017, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị kiến nghị, đề xuất Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tham mưu trình Bộ Nội vụ cần làm việc thống nhất với một số Bộ ngành Trung ương và yêu cầu các cơ quan, đơn vị được kiểm tra theo Thông báo số 84/TB-CCVTLT ngày 17/8/2017 của Chi cục Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Trị về kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trên địa bàn tỉnh Quảng Trị năm 2017./.

Tác giả bài viết: Bùi Hải Lân

Nguồn tin: Phòng Quản lý VTLT, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị

Tổng số điểm của bài viết là: 5 trong 1 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn