Sự hình thành và phát triển

Ngày 11/12/1982 Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia. Thi hành Điều 14 của Pháp lệnh, ngày 01/3/1984 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34/HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước. Ngày 25/01/1991 Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng ra Quyết định số 24-CT giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước quản lý công tác văn thư. Từ năm 1984 đến năm 1991, Cục Lưu trữ Nhà nước thuộc Hội đồng Bộ trưởng.

Từ năm 1992, theo yêu cầu tinh giản bộ máy Nhà nước và giảm đầu mối các cơ quan trực thuộc, Hội động Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã giao cho Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Để tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động lưu trữ phát triển, đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước, ngày 04/4/2001 Uỷ Ban Thường vụ Quốc hội đã thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Theo đó, cơ quan quản lý lưu trữ trung ương có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ. Tiếp đó, tại kỳ họp thứ 2, Quốc hội khóa XIII, Luật lưu trữ đã thông ngày 11/11/2011.

Tổ chức bộ máy của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước gồm 17 cơ quan, đơn vị trực thuộc, trong đó có 7 đơn vị giúp việc và 10 cơ quan hành chính sự nghiệp.

Về cán bộ, từ lúc chỉ có hơn 10 người khi mới thành lập, đến nay biên chế của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là hơn 300 người, trong đó 150 người có trình độ đại học và trên đại học.

Tổ chức lưu trữ tại các Bộ, ngành, địa phương cũng ngày càng mở rộng và củng cố, hình thành một mạng lưới lưu trữ từ trung ương đến địa phương, nhất là từ sau khi Thủ tướng Chính phủ ra Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ. Cho đến nay, các Bộ đã thành lập Phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ; các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ

Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, hiện nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và trình Nhà nước ban hành các văn bản quan trọng về công tác văn thư, lưu trữ như:

- Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ;

- Thông tư số 09/BT ngày 08/3/1965 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng về tổ chức lưu trữ ở các Bộ và kho lưu trữ địa phương;

- Thông tư số 120/BT ngày 29/7/1974 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng về việc chấn chỉnh và kiện toàn công tác lưu trữ ở các cơ quan trung ương và địa phương;

- Thông tư số 101/BT ngày 09/5/1977 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng hướng dẫn thi hành Chỉ thị 242/CT-TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng về việc tập trung quản lý, sử dụng tài liệu chính quyền cũ ở miền Nam;

- Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 11/12/1982;

- Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Lưu trữ Nhà nước;

- Quyết định số 228-QĐ ngày 31/12/1992 của Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ban hành tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700:1992 - Văn bản quản lý nhà nước (Mẫu trình bày);

- Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới;

- Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp;

- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 và Chủ tịch nước ký lệnh công bố ngày 15/4/2001; 

- Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11.11.2011. Luật gồm có 7 chương và 42 điều.

Hệ thống văn bản này đã tạo cơ sở pháp lý cho công tác văn thư, lưu trữ hoạt động ngày một hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang tích cực đẩy mạnh việc xây dựng các văn bản quản lý nhất là các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhằm đưa công tác này đi vào nề nếp, thực hiện thống nhất trong cả nước.

Quản lý tài liệu có ý nghĩa quốc gia

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia. Trong những năm chiến tranh phá hoại ở miền Bắc, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã tổ chức sơ tán, bảo vệ an toàn một khối lượng lớn tài liệu Lưu trữ quốc gia. Hiện nay, 04 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã thu thập khoảng 30km giá tài liệu có ý nghĩa quốc gia, được viết bằng các ngôn ngữ Hán - Nôm, Pháp, Việt…trên các vật mang tin bằng giấy, mộc bản, phim ảnh, ghi âm v.v. Những tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu ở Việt Nam từ thế kỷ XV cho đến ngày nay. Tài liệu Lưu trữ quốc gia đã phục vụ có hiệu quả các nhu cầu nghiên cứu, góp phần thiết thực vào việc khôi phục nhiều công trình quan trọng sau chiến tranh, cũng như cho sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển kinh tế văn hoá xã hội của đất nước.

Trong thời gian qua, công tác lưu trữ đã được Nhà nước quan tâm, đầu tư hàng nghìn tỷ đồng cho việc xây dựng kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo quản, xử lý tình trạng tài liệu tích đống và ngăn chặn nguy cơ huỷ hoại, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, cũng như phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Đào tạo cán bộ văn thư lưu trữ

Trường Trung học lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước chuyên đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư - Lưu trữ - Hành chính văn thư, Thư ký văn phòng. Ngoài ra, hàng năm Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thường xuyên mở các khoá ngắn hạn bồi dưỡng huấn luyện nghiệp vụ cho các cán bộ công chức văn thư lưu trữ tại các cơ quan. Việc đào tạo cán bộ công chức văn thư lưu trữ có trình độ đại học ở trong nước do khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn Hà Nội thực hiện

Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ

Cho đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã có trên 50 đề tài nghiên cứu, mẫu tiêu chuẩn cấp nhà nước và cấp ngành về văn thư lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin được triển khai nghiên cứu, góp phần tích cực vào sự nghiệp phát triển khoa học nghiệp vụ của ngành lưu trữ.

Quan hệ quốc tế

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là thành viên của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (ICA), Chi nhánh khu vực Đông Nam Á của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (SARBICA) và tổ chức Lưu trữ các nước nói tiếng Pháp (AIAF). Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước còn có quan hệ hợp tác thường xuyên với nhiều nước trong khu vực và thế giới.

Tổ chức hội nghề nghiệp về lưu trữ

Nhằm tập hợp, đoàn kết các tổ chức, cá nhân trong và ngoài ngành lưu trữ quan tâm đến việc xây dựng, phát triển sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, Hội Lưu trữ Việt Nam đã được thành lập ngày 01/8/2001.

Kết luận chung

Trong quá trình thành lập và phát triển, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã phấn đấu vượt mọi khó khăn, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, thể hiện qua các thành tích xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ từ trung ương đến cơ sở, xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ, tổ chức thu thập, bảo vệ an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia, đào tạo cán bộ, chỉ đạo cán bộ, chỉ đạo nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ, quan hệ hợp tác quốc tế, tổ chức hội lưu trữ .v.v. Nhà nước đã ghi nhận thành tích này của tập thể và cá nhân làm công tác lưu trữ. Đặc biệt, Chủ tịch nước đã ký Lệnh tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng nhì cho Cục Lưu trữ Nhà nước nhân dịp 40 năm thành lập.  Ngày 18/9/2007, Chủ tịch nước Nguyễn Minh Triết đã ký quyết định  tặng Huân chương Hồ Chí Minh cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Ngày 17/9/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 1229/QĐ-TTg lấy ngày 03/01 hàng năm là Ngày Lưu trữ Việt Nam.