Nội quy khai thác tài liệu (hết hiệu lực)

NỘI QUY

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
 

I. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Quy định này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
2. Thời gian tiếp độc giả tại phòng đọc:
- Sáng từ 7h00’ đến 11h30’
- Chiều từ 13h30’ đến 17h00’
II. ĐỐI VỚI ĐỘC GIẢ ĐẾN KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị, giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc giấy ủy quyền được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
2. Độc giả khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu và xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú.
Nếu nghiên cứu chuyên đề phải có Công văn của cơ quan chủ quản trong đó nêu rõ mục đích, yêu cầu, đề cương, thời gian nghiên cứu.
3. Độc giả khi đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (Nếu là người nước ngoài).
4. Hồ sơ tài liệu chỉ được nghiên cứu tại phòng đọc, quá trình nghiên cứu độc giả không tẩy xoá, ghi chép vào tài liệu và có trách nhiệm bảo vệ an toàn hồ sơ tài liệu; không sao chụp khi chưa có sự đồng ý của Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Nếu trường hợp tài liệu bị hư hỏng hoặc mất mát sau khi sử dụng phải lập biên bản để làm rõ trách nhiệm.
5. Đọc giả phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về sự chính xác đối với những nội dung thông tin sao trích từ hồ sơ, tài liệu bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ và phải ghi xuất xứ ký hiệu rõ ràng khi sử dụng nội dung các thông tin này vào các công trình nghiên cứu khoa học, công bố tài liệu các ấn phẩm có sử dụng tài liệu Lưu trữ sau khi xuất bản đều phải nộp một bản vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
6. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải thanh toán phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định
7. Độc giả nào làm trái nội dung trên thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ xử lý theo pháp luật hiện hành.
III. ĐỐI VỚI CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC PHỤC VỤ KHAI THÁC
1. Phải tiếp đón niềm nở, phục vụ chu đáo độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu.
2. Tiếp nhận và hướng dẫn người khai thác làm quen với các công cụ tra tìm tài liệu, giới thiệu nội quy phòng đọc, cách sử dụng các thiết bị máy móc, nguyên tắc sử dụng, sao chụp tài liệu lưu trữ.
3. Không cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Chi cục Văn thư - Lưu trữ Lưu trữ, trong trường hợp cá biệt phải có ý kiến phê duyệt của Chủ tịch UBND tỉnh hoặc người đứng đầu cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ nhưng phải tuân theo thủ tục quy định.
4. Cung cấp phiếu yêu cầu khai thác và hướng dẫn để người mượn kê khai hồ sơ tài liệu cần khai thác theo mẫu.
5. Đối với các văn bản "Tuyệt mật","Tối mật" và "Mật": Trình xin ý kiến Lãnh đạo UBND tỉnh đồng ý mới đưa ra phục vụ khai thác.
6. Đối với văn bản thường của Trung ương, của tỉnh: Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ xem xét phục vụ khai thác.
7. Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

                                                            CHI CỤC TRƯỞNG
                                                            (Đã ký)
                                                            Phan Thị Quyên