Kết quả bước đầu qua 5 năm thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử
- Chủ nhật - 27/12/2015 21:01
- |In ra
- |Đóng cửa sổ này
(QT) - Công tác thu thập, chỉnh lý, bổ sung tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ. Những năm qua, nhất là khi có Luật Lưu trữ ra đời, UBND tỉnh Quảng Trị đặc biệt quan tâm, từ việc ban hành văn bản về xác định nguồn nộp lưu; danh mục thành phần tài liệu đến hướng dẫn giao nộp, kế hoạch thu thập hàng năm… Trên cơ sở đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã có nhiều cố gắng để đưa công tác lưu trữ đi vào nền nếp. Đây là kết quả đáng ghi nhận của lãnh đạo và công chức, viên chức ngành Lưu trữ toàn tỉnh.
Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ chính đối với công tác thu thập là hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bám sát chức năng, nhiệm vụ của mình, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đã nỗ lực cố gắng vừa kiện toàn, củng cố tổ chức bộ máy, tăng cường về số lượng, nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ. Từ 7 biên chế khi mới thành lập đến nay chi cục có 17 biên chế, hơn 70% cán bộ, công chức có trình độ đại học, cao đẳng. Lãnh đạo chi cục có trình độ và kinh nghiệm thực tiễn, hàng năm chủ động lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu tài liệu của các cơ quan; hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đôn đốc việc phân loại, lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu và chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ. Tiến hành xác định giá trị tài liệu, những phông lưu trữ đang bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ, loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷ theo quy định, từng bước tiến hành việc tối ưu hoá thành phần thông tin tài liệu trong các phông lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước. Tiến hành sưu tầm tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ tỉnh hiện các cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ.
Chi cục đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Danh mục các cơ quan, đơn vị nộp lưu, từ khối tài liệu thu về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tăng lên đáng kể, từ 127 cơ quan, tổ chức (năm 2010) đến nay tăng lên 365 cơ quan, tổ chức; thu thập được 32 phông, gần 1.000 mét giá, tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh trên 90%, trong đó các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt việc giao nộp tài liệu lần 2, 3 như: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông- Vận tải, Ban quản lý đầu tư và xây dựng giao thông, Sở Nội vụ, Sở Tài chính... Chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu ngày càng được nâng cao. Đặc biệt thực hiện Luật Lưu trữ, năm 2014, 2015 đã tiến hành thẩm định và thu tài liệu của 2 huyện nộp vào Lưu trữ lịch sử, đó là Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh, Phòng Nội vụ Triệu Phong .
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu từ các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Trị những năm qua đã có nhiều chuyển biến tích cực. Công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ luôn được UBND tỉnh, giám đốc các sở, ban, ngành, thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quan tâm từ việc ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ nói chung và văn bản quy phạm pháp luật có chất lượng, tạo hành lang pháp lý cho công tác thu thập tài liệu đảm bảo chất lượng và hiệu quả cũng như việc quan tâm bố trí một phần kinh phí cho các cơ quan, tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu, mua sắm trang thiết bị bảo quản…
Bên cạnh những kết quả trên, vẫn còn những hạn chế, tồn tại trong công tác thu thập tài liệu. Vẫn còn một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử chưa thực hiện nộp lưu tài liệu. Một số đã nộp nhưng chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu chưa cao, chưa xác định được thời hạn bảo quản chính xác của tài liệu, do đó lượng tài liệu nộp lưu ít, chiếm khoảng 10%; chưa thực hiện tốt việc lập hồ sơ công việc, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, tài liệu để rải rác, số lượng nhiều, không thể tự sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh, nên ảnh hưởng đến kế hoạch thu thập tài liệu nộp lưu hàng năm. Sự quan tâm của lãnh đạo các cấp, các ngành thiếu đồng bộ, thường xuyên, kinh phí dành cho công tác thu thập, chỉnh lý hàng năm hạn chế; biên chế chuyên trách thiếu, phần lớn kiêm nhiệm. Phòng kho để tài liệu, trang thiết bị bảo quản chưa đầy đủ và chưa đúng quy định.
Để khắc phục tình trạng trên, chúng tôi đưa ra một số kiến nghị như sau: Các cấp, các ngành cần làm tốt hơn nữa công tác tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, ý thức trong việc giữ gìn, bảo quản, phát huy giá trị tài liệu; tăng cường chỉ đạo hướng dẫn từ công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đến việc thu thập, chỉnh lý, giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Tăng cường công tác khảo sát, thu thập tài liệu quý hiếm của các tổ chức, gia đình, cá nhân, dòng họ từ các nguồn khác nhau đưa về lưu trữ lịch sử bảo quản. Đồng thời ban hành các quy định về khen thưởng, kỷ luật và các chế tài xử phạt trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức cần quan tâm bố trí đủ biên chế thực hiện công tác lưu trữ. Tạo điều kiện cử cán bộ văn thư, lưu trữ đi đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Hàng năm dành một phần kinh phí thực hiện thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.
Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ chính đối với công tác thu thập là hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bám sát chức năng, nhiệm vụ của mình, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đã nỗ lực cố gắng vừa kiện toàn, củng cố tổ chức bộ máy, tăng cường về số lượng, nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ. Từ 7 biên chế khi mới thành lập đến nay chi cục có 17 biên chế, hơn 70% cán bộ, công chức có trình độ đại học, cao đẳng. Lãnh đạo chi cục có trình độ và kinh nghiệm thực tiễn, hàng năm chủ động lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu tài liệu của các cơ quan; hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đôn đốc việc phân loại, lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu và chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ. Tiến hành xác định giá trị tài liệu, những phông lưu trữ đang bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ, loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷ theo quy định, từng bước tiến hành việc tối ưu hoá thành phần thông tin tài liệu trong các phông lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước. Tiến hành sưu tầm tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ tỉnh hiện các cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ.
Chi cục đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Danh mục các cơ quan, đơn vị nộp lưu, từ khối tài liệu thu về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tăng lên đáng kể, từ 127 cơ quan, tổ chức (năm 2010) đến nay tăng lên 365 cơ quan, tổ chức; thu thập được 32 phông, gần 1.000 mét giá, tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh trên 90%, trong đó các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt việc giao nộp tài liệu lần 2, 3 như: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông- Vận tải, Ban quản lý đầu tư và xây dựng giao thông, Sở Nội vụ, Sở Tài chính... Chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu ngày càng được nâng cao. Đặc biệt thực hiện Luật Lưu trữ, năm 2014, 2015 đã tiến hành thẩm định và thu tài liệu của 2 huyện nộp vào Lưu trữ lịch sử, đó là Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh, Phòng Nội vụ Triệu Phong .
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu từ các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Trị những năm qua đã có nhiều chuyển biến tích cực. Công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ luôn được UBND tỉnh, giám đốc các sở, ban, ngành, thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quan tâm từ việc ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ nói chung và văn bản quy phạm pháp luật có chất lượng, tạo hành lang pháp lý cho công tác thu thập tài liệu đảm bảo chất lượng và hiệu quả cũng như việc quan tâm bố trí một phần kinh phí cho các cơ quan, tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu, mua sắm trang thiết bị bảo quản…
Bên cạnh những kết quả trên, vẫn còn những hạn chế, tồn tại trong công tác thu thập tài liệu. Vẫn còn một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử chưa thực hiện nộp lưu tài liệu. Một số đã nộp nhưng chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu chưa cao, chưa xác định được thời hạn bảo quản chính xác của tài liệu, do đó lượng tài liệu nộp lưu ít, chiếm khoảng 10%; chưa thực hiện tốt việc lập hồ sơ công việc, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, tài liệu để rải rác, số lượng nhiều, không thể tự sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh, nên ảnh hưởng đến kế hoạch thu thập tài liệu nộp lưu hàng năm. Sự quan tâm của lãnh đạo các cấp, các ngành thiếu đồng bộ, thường xuyên, kinh phí dành cho công tác thu thập, chỉnh lý hàng năm hạn chế; biên chế chuyên trách thiếu, phần lớn kiêm nhiệm. Phòng kho để tài liệu, trang thiết bị bảo quản chưa đầy đủ và chưa đúng quy định.
Để khắc phục tình trạng trên, chúng tôi đưa ra một số kiến nghị như sau: Các cấp, các ngành cần làm tốt hơn nữa công tác tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, ý thức trong việc giữ gìn, bảo quản, phát huy giá trị tài liệu; tăng cường chỉ đạo hướng dẫn từ công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đến việc thu thập, chỉnh lý, giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Tăng cường công tác khảo sát, thu thập tài liệu quý hiếm của các tổ chức, gia đình, cá nhân, dòng họ từ các nguồn khác nhau đưa về lưu trữ lịch sử bảo quản. Đồng thời ban hành các quy định về khen thưởng, kỷ luật và các chế tài xử phạt trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức cần quan tâm bố trí đủ biên chế thực hiện công tác lưu trữ. Tạo điều kiện cử cán bộ văn thư, lưu trữ đi đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Hàng năm dành một phần kinh phí thực hiện thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.