Tăng cường quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh

 

Thường xuyên Kiểm tra, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ. Ảnh: Internet

Những năm qua, UBND tỉnh Quảng Trị đã ban hành nhiều văn bản quản lý nhà nước đối với hoạt động văn thư, lưu trữ; các cấp, các ngành đã có nhận thức, hành động tích cực do đó công tác quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh bước đầu đã có những chuyển biến tốt, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao chất lượng nền hành chính nhà nước và năng lực cạnh tranh cấp tỉnh.

Tuy nhiên, một thời gian dài việc thực hiện quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh đang đặt ra yêu cầu cấp bách, cần được khắc phục, đặc biệt là công tác quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức, địa phương còn nhiều bất cập, thực hiện chưa nghiêm túc. Một số đơn vị, cá nhân khai thác tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức chưa đúng quy trình, chưa được sự cho phép của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, tài liệu sau khi khai thác không trả lại đúng vị trí ban đầu, đặc biệt tài liệu của HĐND, UBND nhiều xã, phường, thị trấn và một số cơ quan, tổ chức trong toàn tỉnh không được lưu trữ đầy đủ hoặc tự ý tiêu hủy trái phép khi hết nhiệm kỳ công tác dẫn đến tình trạng tài liệu thất lạc, mất mát gây khó khăn cho công tác quản lý, tra tìm tài liệu.

Phần lớn hồ sơ, tài liệu hiện đang lưu giữ tại các cơ quan, tổ chức còn trong tình trạng lộn xộn, bó gói, tích đống, tài liệu có giá trị chưa được lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định của pháp luật. Nguyên nhân của hạn chế nêu trên là do nhận thức, trách nhiệm và công tác tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức còn nhiều hạn chế, chậm triển khai hoặc triển khai còn chung chung, hình thức; công tác khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu còn tùy tiện, thiếu nghiêm túc, chưa tuân thủ quy trình, quy định của pháp luật; việc đầu tư cơ sở vật chất kinh phí nhằm bảo quản an toàn tài liệu chưa được quan tâm đúng mức; việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác lưu trữ, tu bổ, phục chế tài liệu thiếu đồng bộ.

Để công tác quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thực hiện đúng quy định pháp luật, đồng thời tiếp tục nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và ý thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức đối với việc bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp bảo vệ, xây dựng và phát triển đất nước, thiết nghĩ các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh cần thực hiện tốt các nội dung sau: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, quán triệt, phổ biến, nâng cao nhận thức trong cán bộ, công chức, viên chức và người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ hiểu rõ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; về giá trị của tài liệu lưu trữ.

Từ đó xác định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về tài liệu lưu trữ và công tác quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tiến hành chỉ đạo cán bộ, công chức của đơn vị rà soát, thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ của cơ quan, tổ chức, thu thập, chỉnh lý hoàn chỉnh số hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ cơ quan và lựa chọn tài liệu có giá trị nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ.

Cán bộ, công chức, viên chức và người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện chặt chẽ các quy trình nghiệp vụ về lưu trữ, thực hiện các biện pháp kỹ thuật đầu tư các thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; xây dựng nội quy, quy chế, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo đảm cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền tiếp cận thông tin, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.

Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép; tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp trên thẩm định đồng ý bằng văn bản, sau đó người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu và tiến hành tiêu hủy tài liệu theo quy định của pháp luật. Nghiêm cấm cán bộ, công chức, viên chức có hành vi chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất, làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu, mua bán, chuyển giao, mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu vào mục đích xâm phạm lợi ích của nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức và cá nhân.

Tăng cường công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra đối với hoạt động lưu trữ, bám sát các quy định mới của pháp luật hiện hành, tập trung rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành các văn bản chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ cho phù hợp; bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn, thực hiện các chế độ phụ cấp độc hại; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, và nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh đúng theo quy định của pháp luật.

Chủ động xây dựng các đề án về số hóa tài liệu lưu trữ, giải quyết tài liệu tồn đọng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ; phối hợp với các cơ quan thông tin đại chúng tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ; tổ chức kiểm tra thực hiện việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của pháp luật.

Các cơ quan trung ương, các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp và lực lượng vũ trang là những đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Trong quá trình hoạt động căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ của ngành, thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cần phối hợp chặt chẽ với Sở Nội vụ tổ chức tốt việc tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về lưu trữ; thực hiện nghiêm túc nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và công tác quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại đơn vị, bố trí kinh phí để đầu tư cho công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị mình.

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh về văn minh quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong mỗi cơ quan, tổ chức ở các cấp, các ngành và mỗi quốc gia, vì vậy tăng cường quản lý, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức sẽ tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, hiện đại cung cấp kịp thời thông tin cho các hoạt động quản lý nhà nước, nâng cao chất lượng nền hành chính trên địa bàn tỉnh hiện nay.