Một số vấn đề cần quan tâm hiện nay về tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức tỉnh Quảng Trị

Thứ năm - 23/11/2017 13:14

Ngày 23/10/2017, UBND tỉnh Quảng Trị có Quyết định số 2863/QĐ-UBND ban hành Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tỉnh Quảng Trị, giai đoạn 2018-2022. Đề án được ban hành thể hiện sự quyết tâm cao của các cấp lãnh đạo trong việc giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các sở, ngành cấp tỉnh, đưa công tác lưu trữ đi vào nền nếp.
Tỉnh Quảng Trị được tái lập lại kể từ 01/7/1989, từ đó đến nay công tác văn thư, lưu trữ có nhiều tiến bộ rõ nét, từ công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cho đến việc quản lý tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ: Nhiều năm qua dưới sự chỉ đạo của UBND tỉnh, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh đã có nhiều chuyển biến tích cực, có nhiều biện pháp trong việc thu thập, chỉnh lý khoa học một số khối tài liệu, bảo vệ an toàn nhằm đáp ứng kịp thời các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
Tài liệu lưu trữ của tỉnh Quảng Trị chủ yếu được hình thành từ năm 1989 cho đến nay, đã 28 năm xây dựng, đổi mới và hội nhập, tỉnh đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp với sự phát triển chung của toàn xã hội trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, công nghiệp nông nghiệp... tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển trong những năm qua cũng nhiều theo năm tháng.
Qua khảo sát thực tế và theo báo cáo thống kê định kỳ của các cơ quan, tổ chức số lượng tài liệu còn ở dạng bó gói, tích đống, lộn xộn nhiều năm vẫn còn rất lớn (khảo sát 111 đơn vị, hơn 7.000 mét), số tài liệu này phần lớn chưa phân loại, một số đơn vị còn để phân tán nhiều nơi chưa chỉnh lý, sắp xếp, xác định giá trị, bảo quản theo đúng quy định để phục vụ tra tìm. Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ làm được rất ít, do đó chưa đáp ứng được nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan và của xã hội.

Hình ảnh tài liệu tích đóng tại cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Trị

Tình trạng trên là do một số nguyên nhân chính sau đây:
- Tồn tại phổ biến nhất vẫn là từ khâu giải quyết công việc, ý thức lập hồ sơ công việc chưa cao, dẫn đến tài liệu không được lập hồ sơ, chỉ đưa vào hộp, cặp tạm, không thực hiện phân loại sơ bộ, loại tài liệu không có giá trị, trùng thừa; việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan không đúng quy định, vì vậy số lượng tài liệu ngày một tăng theo thời gian.
- Công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức phần lớn bố trí một người kiêm nhiệm công tác khác. Trình độ và kinh nghiệm thực tế của cán bộ lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức thực hiện các quy trình chỉnh lý tài liệu còn nhiều lúng túng như: Xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan, Kế hoạch công tác lưu trữ, Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; Phương án phân loại tài liệu ở cơ quan; xác định thời hạn bảo quản hồ sơ; hướng dẫn lập hồ sơ… các vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ còn thiếu thống nhất, mức độ chỉnh lý sơ sài, không đáp ứng để thực hiện các quy trình nghiệp vụ theo quy định của Pháp luật; điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý như: Bìa, hộp, cặp, giá kệ còn thiếu nên kết quả là tài liệu vẫn ở tình trạng lộn xộn, sắp xếp chưa khoa học dẫn đến việc lựa chọn tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh còn khó khăn, hạn chế. Phòng, kho chưa đáp ứng tiêu chuẩn, thiếu các phương tiện điều hoà, máy hút ẩm, thông gió để bảo quản tài liệu.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ. Nhất là việc ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
- Thiếu kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ vì vậy tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại chỉnh lý là một trong những tồn tại cơ bản, phổ biến hiện nay ở mỗi cơ quan, tổ chức. Tình trạng này đang gây rất nhiều khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng cũng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử, nếu càng kéo dài thì việc mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị sẽ khó tránh khỏi.
Theo thống kê của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổng hợp tại hội thảo Nghiệp vụ tháng 6/2017, từ 2012 đến nay có 19 tỉnh xây dựng và ban hành Đề án, 10 tỉnh ban hành Kế hoạch chỉnh lý tài liệu. Một số tỉnh không ban hành riêng Đề án về chỉnh lý tài liệu nhưng là một nội dung được đưa vào trong Đề án quy hoạch ngành. Một số tỉnh đã hoàn thành việc chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1 và tiếp tục chỉnh lý tài liệu các giai đoạn tiếp theo.
Ý thức được giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ, ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, trong đó yêu cầu các Bộ, ngành, Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo việc giải quyết tài liệu tồn đọng: “Chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức”.
UBND tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 09/CT-UBND ngày 14/6/2013 về Tăng cường giải quyết tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Trị; văn bản số 4821/UBND-NC ngày 28/9/2017 về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg.
Nhằm triển khai thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, của UBND tỉnh, thời gian qua Sở Nội vụ đã tích cực trong việc xây dựng Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng trình UBND tỉnh ban hành. Các cơ quan, tổ chức, địa phương hàng năm cũng đã dành một phần kinh phí để thực hiện phân loại, chỉnh lý, giao nộp vào lưu trữ lịch sử, song chỉ là một con số khiêm tốn so với thực trạng tài liệu tồn đọng hiện nay (theo số liệu thống kê tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trong 2 năm 2015-2016, lưu trữ lịch sử đã tiếp nhận 06 cơ quan, đơn vị nộp lưu với 80 mét tài liệu).
Từ tình hình thực tế nêu trên về tài liệu tích đống nhiều năm của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu rất cấp bách hiện nay cần phải giải quyết sớm, nếu các cơ quan có thẩm quyền, nhất là lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa thật sự quan tâm hoặc để kéo dài hơn nữa sẽ là một trở ngại lớn cho sự phát triển của công tác lưu trữ của cả tỉnh.
Nhằm tăng cường hơn nữa trong công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần những giải pháp nhằm giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống hiện nay đó là:
1. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản Quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ công chức, viên chức và những người làm công tác lưu trữ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ.
2. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tỉnh: Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt đông chuyên môn, thường xuyên tại các cơ quan, tổ chức. Việc lập hồ sơ công việc được đưa thành một tiêu chí để đánh giá, bình xét thi đua khen thưởng hàng năm.
3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức tập trung chỉ đạo việc thống kê số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình, lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số tài liệu tích đống chưa được phân loại, sắp xếp, chỉnh lý trong các năm qua.
4. Huy động các nguồn kinh phí và nguồn nhân lực có chuyên môn để xử lý tài liệu tích đống của các cơ quan, tổ chức; bố trí phòng, kho để bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Để làm tốt những vấn đề này, cần có sự quyết tâm cao của lãnh đạo các cấp, các ngành, và sự nổ lực trong việc tham mưu, tổ chức triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới, có như vậy, công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh sẽ nền nếp hơn, ổn định và phát triển./.

Tác giả bài viết: Phan Thị Quyên

Nguồn tin: Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị

Tuyển dụng Viên chức

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị tuyển dụng viên chức (file Thông báo đính kèm)

•Menu

•Thống kê truy cập

» TIN TỨC TỔNG HỢP » Tin tức sự kiện » Tin tức hoạt động

Một số vấn đề cần quan tâm hiện nay về tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức tỉnh Quảng Trị

•Thông báo

Tuyển dụng Viên chức

•Văn bản mới

•Hình ảnh

•Thăm dò ý kiến

Tình trạng bảo quản tài liệu bạn hài lòng chưa?