Ngày 31/5/2012, Thủ tướng Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ký Quyết định số 644/QĐ-TTg phê duyệt nội dung Đề án “Sưu tầm tài liệu quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”. Đây là cơ sở quan trọng để các cơ quan lưu trữ ở Trung ương và ở địa phương tiến hành điều tra, khảo sát và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm đang bảo quản tại các cơ sở thờ tự, cá nhân, gia đình, dòng họ bổ sung vào các phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại các lưu trữ quốc gia và lưu trữ lịch sử địa phương.
Ông Hoàng Trường - Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
(người ngồi chính giữa phía cuối bàn) Trưởng đoàn khảo sát tài liệu quý, hiếm
tại Nhà thờ Dòng họ Lê Phước, xã Vĩnh Long, huyện Vĩnh Linh, tỉnh Quảng Trị Thực hiện Văn bản số 900/VTLTNN-NVĐP ngày 07/9/2017 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc khảo sát, thống kê về tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các địa phương thuộc tỉnh Quảng Trị.
Sau khi tổng hợp số liệu của các huyện và trao đổi với Đoàn khảo sát của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Ngày 26/10/2017 Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Trị xây dựng Chương trình số 116/CTr-CCVTLT khảo sát, thống kê về tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các địa phương từ ngày 30/10/2017 đến ngày 02/11/2017.
Thuận lợi ban đầu của công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm là sự quan tâm, tạo điều kiện của địa phương, của các gia đình, dòng họ Đoàn khảo sát được trực tiếp đọc tài liệu quý, hiếm và trao đổi với các nhân chứng lịch sử ở địa phương. Tài liệu quý, hiếm ngôn ngữ chủ yếu là Hán Nôm, là bản gốc gồm: Gia phả các dòng họ tiêu biểu, các sắc phong, sắc phong thần, gia phả, địa bạ, các văn bản khế ước mua bán ruộng đất,… có niên đại từ thời Minh Mạng, Đồng Khánh, Thiệu Trị, Tự Đức, Duy Tân Khải Định, Lê, Tây Sơn…
Đoàn khảo sát tại Đình tự đường Họ Đinh, thôn An Dạ, xã Triệu Độ,
huyện Triệu Phong, tỉnh Quảng Trị Tuy nhiên, qua thực tiễn thực hiện công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm đã bộc lộ một số khó khăn, vướng mắc như: Thiếu thông tin đầy đủ về các nguồn tư liệu, tài liệu lưu trữ quý, hiếm; các địa phương trong quá trình điều tra, khảo sát, thống kế, cũng như việc khai báo của các cá nhân, gia đình, dòng họ chưa đầy đủ bởi các gia đình, dòng họ xem là “đồ gia bảo” nên không tặng, cho, ký gửi hay bán. Cùng với thời gian của lịch sử, các tài liệu không được bảo quản theo đúng chế độ bị xuống cấp, rách, mủn, khô gãy... Các nguy cơ này sẽ dẫn tới việc khó khăn trong công tác khai thác giá trị tài liệu lưu trữ, đặc biệt là những tài liệu có tính chất quý, hiếm.
Qua thực tế khảo sát tài liệu quý, hiếm của các cá nhân, gia đình, dòng họ trên địa bàn tỉnh Quảng Trị phần lớn rách, mủn, khô gãy, hư hỏng, mục nát trước sự tác động của thời tiết và ý thức, trách nhiệm, chế độ bảo quản, giữ gìn của của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Đây là vấn đề mang tính cấp thiết đòi hỏi Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Trị phải nỗ lực sớm tổ chức thực hiện việc sưu tầm, thu thập nguồn tài liệu quý, hiếm có giá trị lịch sử này./.
Một số hình ảnh về Đoàn khảo sát tài liệu quý, hiếm tại các gia đình, dòng họ trên địa bàn tỉnh Quảng Trị
Sắc phong (23 Sắc phong thời Tự Đức, Duy Tân, Khải Định, Thiệu Trị, Đồng Khánh, Minh Mạng) bằng ngôn ngữ Hán Nôm trên nền giấy gió tại Đình làng Hà Lộc, xã Hải Sơn, huyện Hải Lăng, tỉnh Quảng Trị
Chế phong của Vua Tự Đức phong công trạng cho Đô úy quản cơ bằng ngôn ngữ Hán Nôm trên nền giấy gió
tại gia đình ông Lê Văn Chiến, thôn Duy Viên, xã Vĩnh Lâm, huyện Vĩnh Linh, tỉnh Quảng Trị Một số hình ảnh về bảo quản tài liệu quý, hiếm tại các gia đình, dòng họ trên địa bàn tỉnh Quảng Trị
Một số hình ảnh buổi làm việc với Lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Đ/c Phan Thị Quyên - Chi cục trưởng báo cáo tình hình hoạt động của Chi cục VTLT
Đ/c Hoàng Trường - Phó Cục trưởng đánh giá kết quả đợt khảo sát tại tỉnh Quảng Trị và hoạt động của Chi cục Đ/c Phan Thị Quyên - Chi cục trưởng tặng quà lưu niệm cho Cục VTLTNN Đ/c Hoàng Trường - Phó Cục trưởng tặng ấn phẩm 79 chữ ký Bác Hồ
trong giai đoạn từ năm 1945-1969 cho Chi cục VTLT tỉnh Quảng Trị